Los usuarios rara vez usan tablas dinámicas de Excel debido a la aparente complejidad. Sin embargo, el esfuerzo y el tiempo que se dedicará a aprenderlos valdrá enormemente el uso de esta herramienta. Las tablas dinámicas suelen ser indispensables al analizar datos de tablas muy grandes en varios aspectos. Por lo tanto, las tablas dinámicas deben usarse si hay un registro (resumen, declaración, etc.) con cientos de filas y necesita analizar los datos con su selección y agrupación y presentar estos datos en todo tipo de secciones para crear informes.
Preparando la tabla fuente
Crea tablas dinámicas en Excel
Cómo agregar campos a una tabla dinámica
Ordenar la tabla dinámica
Filtrar en tabla dinámica
Fórmulas en tablas dinámicas
Campos calculados en tablas dinámicas
Objetos calculados en tablas dinámicas
Ocultar los subtotales y los totales generales de la tabla dinámica
Preparando la tabla fuente
Antes de comenzar a crear una tabla dinámica, debe trabajar un poco en la tabla original. El hecho es que no todas las estructuras de datos son adecuadas para hacer una tabla dinámica basada en ellas.
- La tabla de origen no debe tener columnas en blanco vacías. Es imposible generar una tabla dinámica correcta si al menos una columna de la fuente no tiene título.
- La tabla original no debe tener celdas en blanco en la fila de valores; de lo contrario, la tabla dinámica contará el número, no la suma de los valores de celda.
- La tabla de origen no debe tener filas o columnas vacías. De lo contrario, al crear una tabla dinámica, solo se tendrán en cuenta los datos antes de la primera columna vacía o la primera fila vacía. Si desea que la columna parezca vacía, deje visible el encabezado de la columna y haga que el texto de las celdas tenga el mismo color que el fondo de las celdas.
- Cada columna debe contener datos del mismo formato. Por ejemplo, una columna con datos en formato de texto no debe contener datos del tipo FECHA.
- Cree una columna separada para los datos del mismo tipo que se colocarán en la tabla dinámica. Por ejemplo, puede hacer que las columnas sean “Mes” y “Año”. Esto le permitirá mostrar datos generales en la tabla dinámica, ya sea por mes o por año.
- Se recomienda colocar la tabla con los datos de origen en una hoja del libro de Excel y la tabla dinámica en otra. En cualquier caso, la tabla original debe estar separada del resto de datos, por ejemplo, otras tablas, por al menos una columna y al menos una fila.
- Si la tabla de origen contiene columnas ocultas, debe asegurarse de que todas tengan encabezados.
- Debe eliminar los totales de la tabla de origen. De lo contrario, Excel asumirá el resultado final como el valor de celda de la columna especificada y los datos de la tabla dinámica se duplicarán.
Una vez que la fuente de datos se haya revisado y ajustado según sea necesario, puede comenzar a crear la tabla dinámica.
Crea tablas dinámicas en Excel
La tabla dinámica es una herramienta para facilitar el análisis de datos. El proceso de creación es más fácil de explicar con un ejemplo. Entonces, hay una tabla de ventas de bienes que indica el nombre del producto, la fecha de venta y el monto por el cual se vendió este o aquel producto.
- Seleccione la tabla completa, una sola celda o un rango de celdas según la información que necesite analizar.
- Vaya a la pestaña “Insert” y haga clic en el botón “PivotTable”.
- En la ventana “Create PivotTable” que aparece, especifique la fuente de datos. Si la tabla o las celdas ya se han seleccionado, no es necesario que especifique nada. En la misma ventana, debe especificar dónde se mostrará la tabla dinámica: en la misma hoja o en una nueva hoja.
- Después de presionar el botón “OK”, se creará un diseño de tabla dinámica en blanco.
- En el lado derecho de la hoja hay un bloque con una lista de campos. En este bloque, seleccione los campos que deben incluirse en el informe. Los campos también se pueden arrastrar con el mouse a la parte deseada de la tabla dinámica.
- Aparecerán dos nuevas pestañas en el menú superior: “Options” y “Design”.
Después de que se haya creado el diseño inicial de la tabla dinámica, debe comenzar a personalizarlo para obtener el informe del tipo deseado.
Cómo agregar campos a una tabla dinámica
Los campos de la tabla dinámica se agregan en el bloque “PivotTable Field List”.
Si los campos de este bloque simplemente están marcados, Excel los insertará en la tabla de acuerdo con su algoritmo de presentación. Los campos no numéricos se agregan al área Filas, los campos numéricos se agregan al área Valores y la fecha y la hora se agregan al área Columnas. 
Para colocar un campo en el área requerida de la tabla, haga clic con el botón derecho en su nombre y seleccione una de las secciones: “Add to Report Filter”, “Add to Row Labels”, “Add to Column Labels” o “Add to Values”.
Los campos seleccionados se pueden intercambiar arrastrándolos con el mouse en la sección de áreas. 
La sección del área consta de 4 bloques.
- Report Filter. Este bloque especifica los filtros necesarios para los valores de la tabla dinámica.
- Column Labels. Esta sección coloca los valores especificados del campo seleccionado en columnas. Por regla general, se trata de valores cualitativos más que cuantitativos.
- Line names. Estos son los nombres de fila de la columna más a la izquierda. Puede crear una tabla dinámica de varios niveles colocando varios campos en esta área. Los valores cualitativos generalmente se colocan aquí también, por ejemplo, año o mes, nombre del producto, etc.
- Values. Esta es la parte principal de la tabla dinámica. Estos son los valores que se obtendrán con el método seleccionado. Muy a menudo, los resultados de la suma se colocan aquí.
Ordenar la tabla dinámica
Al igual que con cualquier tabla de Excel, se puede ordenar una tabla dinámica. Esta selección se puede hacer por fila o por columna. Puede distribuir los datos en orden alfabético o en orden ascendente y descendente.
Para ordenar los datos, debe seleccionar su rango y luego ir a la pestaña “Data” del menú principal.
Para distribuir los datos en la dirección deseada, presione las flechas hacia arriba o hacia abajo en el bloque “Sort & Filter”. También se recomienda utilizar el botón “Sort”. Después de hacer clic en él, aparecerá una ventana de contexto con parámetros de clasificación de datos. Hay un botón similar en la pestaña “Design” del bloque “PivotTable Tools”.
Hay otra forma de ordenar los datos en una tabla dinámica. Si hay un botón de triángulo en las celdas “Row Labels” o “Column Labels”, puede hacer clic en él y abrir el menú contextual. En él, seleccione el parámetro de clasificación deseado y haga clic en “ОК”.
Si el rango que se ordena contiene celdas con espacios iniciales, esto puede afectar los resultados de la ordenación. Estos espacios deben eliminarse de antemano.
No es posible ordenar los datos según el caso del idioma establecido, ordenar por el color de fondo de las celdas, la fuente seleccionada y otras opciones de formato.
Las tablas dinámicas tienen la capacidad de ordenar celdas manualmente. Para hacer esto, haga clic en una celda de la columna que desee ordenar. Luego, haga clic en el triángulo en el campo “Row Labels” y seleccione “More Sort Options”.
Aparecerá una ventana con una selección de diferentes parámetros. 
En la misma ventana, seleccione el parámetro “Manual” y ordene las celdas usted mismo arrastrándolas y soltándolas en la ubicación deseada. Las excepciones son los campos del rango. No puedes arrastrarlos.
En el mismo cuadro de diálogo, puede hacer clic en el botón “More Options” y establecer opciones de clasificación adicionales.
Aquí puede habilitar o deshabilitar la clasificación automática de datos después de cada actualización de la tabla, así como establecer otros parámetros de clasificación.
Filtrar en tabla dinámica
Una tabla dinámica puede estar compuesta por una gran cantidad de columnas y filas. A veces, esta información es redundante y es necesario extraer solo una parte de esta matriz de datos sin cambiar el contenido de la tabla dinámica. Los filtros brindan esta oportunidad. La información que se muestra mediante filtros se puede cambiar en cualquier momento y para diferentes usuarios. En este caso, la tabla dinámica permanece sin cambios, solo cambia la visibilidad de los datos en ella.
Para poner un filtro en una tabla dinámica, siga estos pasos.
- Abra la tabla dinámica y busque el bloque “Report Filter” en la esquina inferior derecha.
- Desde la lista de campos de la tabla dinámica, arrastre el encabezado del campo requerido al bloque de filtro.
- Aparecerá una lista de todos los campos en los que se establece el filtro encima de la tabla dinámica. Haga clic en el botón triangular junto al nombre del campo y seleccione la opción de filtro deseada.
- Haga clic en “OK”.
Puede establecer un filtro en varios elementos de la tabla. Por ejemplo, filtre el número de ventas para las fechas especificadas.
Si hace clic en el triángulo junto al nombre del campo en la tabla dinámica, aparecerá un menú contextual que contiene los elementos “Label Filters”, “Value Filters”, “Date Filters”.
Organizan grupos de registros que cumplen ciertos criterios. Al usar filtros por firma, puede filtrar datos por criterios específicos del valor del texto. Por ejemplo, en la lista de artículos de papelería, seleccione productos que contengan la palabra “lápiz” en su nombre. Aquí también puede especificar caracteres comodín en los parámetros del filtro.
Los filtros de valor ordenan datos numéricos. Por ejemplo, usándolos, puede mostrar el mismo tipo de productos con las mayores ventas.
Los filtros de fecha solo se pueden seleccionar para los campos de formato de fecha. Esta sección tiene una gran selección de filtros de datos basados en una fecha específica. Por ejemplo, “Next Month”, “Last Quarter”, “This Week”. Puede filtrar datos en un rango de fechas.
Puede establecer varios filtros para el mismo campo de tabla dinámica.
Fórmulas en tablas dinámicas
Las tablas dinámicas brindan una oportunidad no solo para mostrar datos en diferentes secciones. También puede realizar una variedad de cálculos en estas tablas usando fórmulas de Excel. Por ejemplo, con estos cálculos, puede calcular el ingreso promedio de una empresa por día o calcular el porcentaje de ventas de productos para diferentes regiones. Las tablas dinámicas utilizan los conceptos “Calculated Field” y “Calculated Item” al realizar dichos cálculos.
Campos calculados en tablas dinámicas
Se crea un campo calculado en función de los cálculos realizados en los campos de tabla dinámica existentes. La columna con campos calculados no se incluye en los datos de origen y contiene los resultados de los cálculos con fórmulas de Excel. La columna que contiene los datos recuperados por el campo calculado se convierte en parte de la tabla dinámica y los datos pueden interactuar con los datos de la tabla dinámica.
Insertar campos calculados en una tabla dinámica en lugar de en una fuente de datos suele ser la mejor solución. Con este método de cálculo, no es necesario ajustar las fórmulas cuando hay cambios en la fuente de datos, ya que la tabla dinámica se ajusta automáticamente. Además, en este caso, puede cambiar la estructura de la tabla original o cambiar los campos de datos que se utilizan en los cálculos, y al mismo tiempo asegurarse de que no haya errores en las fórmulas.
Los cálculos en los campos calculados siempre se realizan sobre totales, no sobre elementos de datos individuales.
¿Cómo creo un campo calculado?
- Haga clic en la tabla dinámica para activar las pestañas “PivotTable Tools”.
- En la pestaña “Options”, haga clic en el botón “Formulas”.
- Abra la sección “Calculated Field”.
- En la ventana “Insert Calculated Field” que aparece, especifique el nombre del campo calculado y escriba la fórmula requerida para este campo.
- Haga clic en “OK”.
De forma predeterminada, el campo “Fórmula” contiene la expresión “= 0”. Antes de escribir la fórmula, se debe eliminar el cero. Al crear una fórmula, sus elementos se seleccionan del bloque “Fields”. Cuando crea un campo calculado, la columna adicional no aparece en la fuente de datos. Dichos campos simplemente imitan los campos especificados explícitamente de la tabla original.
Puede cambiar los parámetros del campo calculado de la misma forma que para otros elementos de la tabla dinámica. Puede cambiar el nombre del campo, el color, la fuente y más. Aunque la fórmula utilizada para crear un campo calculado es similar a una fórmula estándar de Excel, existe una diferencia fundamental entre las dos. Una fórmula de Excel estándar usa referencias de celda sólidas o valores numéricos, mientras que las fórmulas de las tablas dinámicas usan referencias de campos de datos de tabla dinámica para calcular.
Objetos calculados en tablas dinámicas
Un objeto calculado es esencialmente una fila virtual que se agrega a una tabla realizando cálculos en otras filas del mismo campo. Por ejemplo, podría ser el promedio de ventas calculado para un período determinado. A menudo, puede obtener el mismo resultado agrupando los datos.
¿Cómo creo un objeto calculado?
- Haga clic en cualquier celda del campo seleccionado y vaya a la pestaña “Options” en el bloque “PivotTable Tools”.
- Haga clic en el botón “Formulas” y seleccione la sección “Calculated Item”.
- En la ventana que aparece, escriba el nombre del objeto calculado, seleccione los campos y elementos requeridos, elabore una fórmula de cálculo.
- Después de hacer clic en “Aceptar”, las filas con el elemento calculado se agregan a la tabla dinámica.
Tenga en cuenta que los objetos calculados pueden afectar a los subtotales y totales generales en la tabla dinámica. Oculte estos elementos de datos para obtener totales correctos. Además, al calcular campos y objetos calculados, no puede utilizar referencias de celda ni rangos con nombre. Como consecuencia, no puede usar funciones que toman referencias de celda u objetos con nombre como argumento. Al mismo tiempo, puede utilizar libremente las funciones COUNT, AVERAGE, IF, AND, NO, OR. Cualquier constante se puede utilizar en los cálculos.
Las fórmulas de la tabla dinámica deben tener en cuenta el orden de los cálculos y la prioridad de algunas operaciones sobre otras.
Puede modificar o incluso eliminar fórmulas que cree en campos u objetos calculados. Para hacer esto, haga clic en uno de los campos de la tabla dinámica, haga clic en el botón “Formulas” y vaya a la sección “Calculated field”. Haga clic en la flecha al lado del nombre del campo y aparecerá una lista de todos los campos calculados.
Seleccione el campo cuya fórmula desea cambiar y corrija o elimine la fórmula. En los objetos calculados, las fórmulas se modifican y eliminan de la misma manera.
Ocultar los subtotales y los totales generales de la tabla dinámica
Si la tabla dinámica contiene sumas de valores, mostrará automáticamente subtotales y totales generales. Puede ocultar estos totales y luego volver a mostrarlos más tarde si es necesario. Para mostrar u ocultar ambos tipos de totales, haga clic en cualquier lugar de la tabla dinámica y, en el bloque “PivotTable Tools”, abra la pestaña “Design”. Luego haga clic en el botón “Subtotals”. En el menú que se abre, puede elegir si mostrar o no los subtotales.
Junto al botón “Subtotals” está el botón “Grand Totals”.
Usando el menú contextual de este botón, puede habilitar o deshabilitar la visualización de totales generales.
Entonces, si bien las tablas dinámicas son una de las herramientas más poderosas para analizar información de hojas de cálculo de Excel, también son una de las herramientas más subestimadas en esta aplicación. Las tablas dinámicas no solo le permiten resumir rápidamente, sino que también brindan la capacidad de cambiar instantáneamente la forma en que analiza arrastrando y soltando campos de un área a otra. Para dominar esta herramienta, basta con dedicar poco tiempo a la teoría y la práctica.
Las tablas dinámicas muestran el análisis de los datos sin procesar de un vistazo. A menudo no es deseable que personas no autorizadas vean esta información, por lo que se recomienda proteger dichos documentos. Esta importante regla no debe descuidarse. Incluso si olvida el cifrado, , los programas especiales de recuperación de la contraseña Excel ayudarán a resolver el problema.