Microsoft Outlook es una aplicación de correo electrónico que se incluye en el paquete principal de MS Office. Este cliente de correo se utiliza a menudo para trabajar con correo corporativo. El programa te permite ordenar cartas cómodamente, agruparlas según ciertos criterios, establecer el nivel de privacidad deseado, organizar varios buzones de correo y mucho más. Sin embargo, Microsoft Outlook no solo es un conveniente servicio de correo electrónico, sino también un excelente organizador corporativo. Con él, puede organizar reuniones, intercambiar contactos con otros usuarios, crear tareas y realizar un seguimiento de su progreso.
Cómo hacer una firma en Outlook
Cómo agregar una foto a Outlook
Cómo agregar un buzón a Outlook
Cómo guardar el mensaje de correo electrónico de Outlook como PDF
Cómo personalizar carpetas y filtros en Outlook
Cómo hacer una plantilla de carta en Outlook
Cómo configurar una respuesta automática en Outlook
Cómo configurar el reenvío en Outlook
Cómo hacer una firma en Outlook
La sustitución automática de firmas en cartas es especialmente importante para los usuarios corporativos. Es inconveniente escribir el apellido, el puesto, el número de teléfono, el nombre de la organización, etc., en todo momento, especialmente si tiene que escribir muchas letras. Microsoft Outlook ofrece amplias oportunidades para crear una firma automática.
- Abra la pestaña “Tools” y vaya a la sección “Options”.
- En la ventana “Options”, abra la pestaña “Mail Format”y haga clic en el botón “Signatures …”.
- En la ventana “Signatures and Stationery” s de escritorio, haga clic en el botón “New”.
- Introduzca un nombre para la firma, ya que puede haber varias firmas.
- Después de ingresar el nombre de la firma, puede proceder directamente a la formación de la firma indicando todos los atributos necesarios, incluido el nombre, apellido, posición, etc.
- Después de hacer clic en el botón “OK”, se creará la firma.
Al formar una firma, puede establecer la fuente deseada, su tamaño y color. En la misma ventana, puede seleccionar una firma que se utilizará por defecto si hay varias firmas. Es posible seleccionar firmas separadas para una nueva carta y para responder o reenviar. Aquí también puede eliminar la firma, renombrarla o cambiarla. Si lo desea, puede agregar una imagen o un hipervínculo a la firma. 
Una vez creada la firma, se agregará automáticamente a cada letra. Sin embargo, puede asegurarse de que la firma ya generada no se agregue automáticamente a cada letra, sino manualmente, cuando sea necesario. Para ello, vaya a los parámetros de la firma e indique “no” en los campos “New messages” y “Replies/forwards”.
Ahora, al crear una nueva letra en el menú del mensaje, debe hacer clic en el botón “Signature” y seleccionar la firma requerida, después de lo cual aparecerá al final del mensaje.
Las firmas en otras versiones de Microsoft Outlook se crean de manera similar.
Cómo agregar una foto a Outlook
Las fotos le ayudan a navegar fácilmente entre muchos contactos y una gran cantidad de correos electrónicos en Microsoft Outlook. Hay diferentes formas de agregar fotos según la versión de Outlook. Por ejemplo, en Outlook 2007, se agrega una foto a una tarjeta de presentación o descripción de contacto.
- Abra la carpeta “Contacts”.
- Agregue el contacto deseado a su lista de contactos o abra un contacto si ya tiene uno.
- En la ventana de configuración de contacto que aparece, haga clic en el botón “Picture” o haga clic en el icono de imagen en el bloque de descripción del contacto.
- Seleccione la imagen deseada almacenada en su computadora.
Esta imagen se puede cambiar o eliminar. Para hacer esto, abra el contacto y haga clic derecho en la imagen. En el menú que aparece, seleccione “Change picture” o “Remove picture”.
En las versiones más recientes de Outlook, se ha agregado una sección especial “People”. Ahora, para agregar una foto, debe ir a esta sección y encontrar el contacto al que se agregará la imagen. Luego, debe hacer doble clic en el icono de imagen o en una imagen ya agregada que desea cambiar. A continuación, se le pedirá que especifique la ruta a la nueva imagen y guarde el contacto.
En Microsoft Outlook, puede insertar una foto no solo en la descripción del contacto, sino también en el lugar deseado en el texto de la carta.
- Crea una carta.
- En la ventana del mensaje vaya a la pestaña “Options” y en el bloque “Format” seleccione la sección “Formato HTML”.
- Escribe el texto de la carta.
- Coloque el cursor donde desee que esté el dibujo.
- Vaya a la pestaña “Insert” y haga clic en el botón “Picture”.
- Seleccione la imagen que desee e insértela en la letra.
- Cambie el tamaño de la imagen si es necesario arrastrando una esquina de la imagen.
- Haga clic derecho en la imagen y seleccione su posición en el texto.
El flujo de trabajo puede diferir para diferentes versiones de Outlook. Sin embargo, como regla, la carta debe estar formateada en formato HTML.
Cómo agregar un buzón a Outlook
Hoy en día, los usuarios de PC suelen tener varios buzones de correo en varios servicios de correo. En este caso, sería muy conveniente ver todo su correo en un solo lugar. Microsoft Outlook proporciona esta capacidad. ¿Cómo conectar un buzón en Outlook 2007?
- En el menú de Outlook, abra la pestaña “Tools” y seleccione “Account Settings”.
- En la ventana que aparece, en la pestaña “E-mail”, haga clic en el botón “New”.
- En la siguiente ventana, seleccione el servidor de su proveedor de servicios.
- Ingrese sus datos de correo electrónico: su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña.
- Después de hacer clic en el botón “Next”, se iniciará la configuración automática del buzón.
- La configuración se completará después de que aparezca una marca de verificación en el último elemento “Log on to server”. Se agregará la nueva cuenta.
- Si necesita configurar manualmente su cuenta, marque la opción “Manually configure server settings or additional server types” al completar los campos de datos del correo electrónico.
- Seleccione un servicio de correo electrónico.
- Ingrese su correo electrónico y los detalles del servidor entrante y saliente y el tipo de cuenta.
- En la misma ventana, haga clic en el botón “More Settings”.
- Haga clic en la pestaña “Outgoing Server” y marque la casilla de verificación “My outgoing server (SMTP) requires authentication”.
- Asegúrese de que el elemento “Use same settings as my incoming mail server ” esté activo y haga clic en “ОК”.
- Haga clic en el botón “Next” en la ventana de opciones de correo electrónico.
- Después de hacer clic en el botón “Finish”, se configurará el buzón y comenzarán a llegar cartas.
Si es necesario, el buzón agregado se puede eliminar fácilmente abriendo la lista de cuentas en la sección “Account Settings”.
Cómo guardar el mensaje de correo electrónico de Outlook como PDF
A veces, para mantener un archivo de documentos, es necesario guardar la carta recibida en formato PDF. Microsoft Outlook no tiene una función incorporada para guardar mensajes en este formato. Sin embargo, hay varias formas de resolver este problema con éxito. Por ejemplo, puede guardar un mensaje como un archivo html, luego abrir este archivo en MS Word y, usando la opción “Save as”, convertir este archivo a PDF.
Otra forma de guardar correos electrónicos en formato PDF es utilizar una impresora PDF virtual. Esta función está integrada en las computadoras con Windows 10. Si no tiene esta herramienta en su computadora, puede descargar este programa de Internet. Para guardar el correo electrónico en formato PDF con una impresora virtual, siga estos pasos.
- Abra el correo electrónico que desea guardar como PDF.
- Vaya al menú “File” y haga clic en el botón “Print”. En el menú que aparece, seleccione la sección “Print” para seleccionar una impresora, número de copias y otras opciones.
- En la ventana que aparece, seleccione “Microsoft Print to PDF” de la lista de impresoras.
- Haga clic en “OK”.
- Especifique el nombre del archivo PDF generado y la ubicación donde desea guardarlo.
- Haga clic en el botón “Save”.
La desventaja de estos métodos es que no puede guardar varios correos electrónicos PDF al mismo tiempo. Tendrá que utilizar aplicaciones de terceros para convertir mensajes por lotes a PDF.
Cómo personalizar carpetas y filtros en Outlook
El correo distribuido en carpetas es mucho más cómodo de usar. Esto se debe, en primer lugar, al hecho de que se reduce el tiempo para encontrar las letras necesarias. Para distribuir las cartas entrantes y recibidas en carpetas, debe crear estas carpetas y luego configurar filtros que distribuirán los mensajes a la ubicación deseada.
Para crear una carpeta, haga clic derecho en la carpeta “Inbox” y seleccione la sección “New Folder”.
Luego ingrese un nombre para la nueva carpeta y especifique la ubicación donde se ubicará. En este caso, la nueva carpeta estará dentro de la carpeta “Inbox”. Después de hacer clic en “OK”, se creará la nueva carpeta.
Ahora debe distribuir el flujo de cartas entrantes para que solo se reciban automáticamente los mensajes necesarios.
- En el menú principal de Microsoft Outlook, abra la pestaña “Tools” y vaya a la sección “Rules and Alerts”.
- En la ventana que aparece, haga clic en el botón “New Rule” y vaya al “Rules Wizard”.
- Especifique el criterio por el cual se seleccionarán los mensajes, por ejemplo, “Move messages from someone to a folder”.
- En la misma ventana del bloque “Step 2”, haciendo clic en el enlace, seleccione el destinatario deseado de la lista de contactos. Luego, especifique el nombre de la carpeta en la que se colocarán las letras de este remitente.
- Haga clic en el botón “Next”. Seleccione una condición de selección, por ejemplo, “On this machine only”.
- Haga clic en el botón “Next”. Seleccione las acciones a realizar cuando reciba estos correos electrónicos. Por ejemplo, después de recibir las cartas, deberán moverse a la carpeta especificada.
- Haga clic en el botón “Next” y seleccione excepciones a la regla, si es necesario. Este elemento se puede omitir.
- Haga clic en “Next” y vaya a la ventana final del “Rule Wizard”. Dale un nombre a la regla. Si es necesario, marque la opción “Run this rule now on messages already in Inbox” .
- Haga clic en el botón “Finish”.
Ahora todos los mensajes que coincidan con la regla especificada se colocarán en la carpeta especificada.
Cómo hacer una plantilla de carta en Outlook
Los usuarios corporativos suelen tener que escribir cartas del mismo tipo. Estas pueden ser ofertas de ventas, los mismos informes que difieren solo en algunas posiciones, respuestas estándar a ofertas comerciales, etc. En tales casos, el texto de una carta preparada, enviada antes, generalmente se copia e inserta en una nueva carta. Sin embargo, existe una forma más conveniente de resolver este problema creando plantillas. En este caso, basta con dedicar un poco de tiempo a crear una carta modelo y luego enviar mensajes similares en tan solo unos segundos.
- Crea una carta, incluyendo el texto deseado, el encabezado, la firma y todo lo que debe estar contenido en la plantilla.
- Haga clic en el enlace “Save As”, escriba el nombre del archivo. En la línea “Save as type”, seleccione “Outlook Template”.
- Haga clic en el botón “Save”.
Después de estas manipulaciones, se creará una plantilla, que por defecto se guarda en la carpeta con otras plantillas de Windows.
Crear una nueva letra usando una plantilla es un poco más difícil.
- Haga clic en el pequeño triángulo junto al botón “New” y abra el menú contextual. En este menú, seleccione “Choose form”.
- En la ventana “Choose form”, busque la sección “User Templates in File System”.
- Busque el nombre de la plantilla que desee y haga clic en el botón “Open”.
- En la plantilla de carta abierta, ingrese los datos requeridos y haga clic en el botón “Send”.
Las plantillas pueden contener no solo el texto de la carta, la firma, la dirección del destinatario, el asunto, sino que también pueden incluir archivos adjuntos.
Para realizar cambios en una plantilla ya creada, siga los pasos similares a los que se realizaron al crear la plantilla. Para hacer esto, abra el menú contextual del botón “New”. A continuación, abra la sección “Choose form” y seleccione “User Templates in File System”. Busque el nombre de la plantilla que desee, ábrala, realice los cambios necesarios y vuelva a guardar.
Cómo configurar una respuesta automática en Outlook
Microsoft Outlook tiene una función muy conveniente para responder automáticamente a los mensajes entrantes sin la intervención del usuario. Un contestador automático es conveniente para usar cuando está de vacaciones o en un viaje de negocios. Hay varias formas de configurar una respuesta automática. El primero de ellos le permite configurar varias cartas con diferentes respuestas para diferentes destinatarios.
- Crea una plantilla con el texto de la respuesta automática que se enviará a los destinatarios de quienes se recibió la carta. El proceso de creación de la plantilla se describe en la sección anterior.
- En el menú principal de Outlook, busque el elemento “Rules and Alerts”. Dependiendo de la versión de la aplicación, se encuentra en la pestaña “Tools” o en la pestaña “File”.
- En la ventana que se abre, haga clic en el botón “New Rule” y seleccione la sección “Check messages when they arrive”.
- Seleccione un remitente o un grupo de remitentes para recibir respuestas automáticas.
- Seleccione la acción a realizar con el mensaje. Para obtener una respuesta automática, seleccione “Reply using a specifiс template”. En la misma ventana, en el bloque “Step 2”, seleccione una plantilla de la carpeta “User Templates in File System”.
- En la siguiente ventana, si es necesario, especifique las excepciones a la regla.
- Haga clic en “Next”, asigne un nombre a la regla y haga clic en “Finish”.
Puede crear varias de estas reglas para diferentes grupos de remitentes, si es necesario. Recuerde desactivar esta regla cuando regrese de vacaciones. Y, lo más importante, recuerde que las respuestas automáticas solo se enviarán si su computadora está encendida y Outlook revisa periódicamente su correo entrante.
El segundo método para generar respuestas automáticas solo funciona para cuentas creadas en el servidor Microsoft Exchange. Es conveniente porque puede especificar un intervalo de fechas durante el cual se enviarán las respuestas automáticas.
- Abra Outlook y en la pestaña “File” vaya a la sección “Info”.
- Haga clic en el botón “Automatic Replies”.
- Marque la opción “Send automatic replies”.
- Seleccione “Only send during this time range” y especifique la fecha de inicio y finalización del período durante el cual se enviarán las respuestas automáticas. Si no especifica un período, las respuestas automáticas se enviarán inmediatamente tan pronto como se cree la regla. Deberá desactivarlo manualmente.
- Puede especificar un texto diferente para las respuestas automáticas de los destinatarios dentro y fuera de su organización.
- Haga clic en “ОК”. Después de eso, en el período de tiempo especificado, se enviarán respuestas automáticas al recibir cartas de los destinatarios especificados.
El contestador automático se puede configurar no solo para recibir notificaciones sobre su ausencia, sino también para muchos otros propósitos. Por ejemplo, para enviar automáticamente respuestas estándar a los mensajes entrantes de ciertos destinatarios.
Cómo configurar el reenvío en Outlook
Los usuarios de Outlook suelen utilizar el reenvío de correo electrónico por una razón u otra. Por ejemplo, para compartir algunas cartas con otros empleados de la empresa o para duplicar correo a un buzón alternativo.
Hay varias formas de reenviar correos electrónicos. Uno de ellos es que se realizan algunos cambios en la configuración de la cuenta.
- Inicie Microsoft Outlook, vaya a la pestaña “Tools”, abra el elemento “Account Settings”.
- Haga doble clic en la cuenta y en la ventana para cambiar la cuenta de correo electrónico, haga clic en el botón “More settings”.
- En la ventana de configuración que se abre, busque el campo “Reply E-mail:” y especifique la dirección a la que se reenviará el correo. Haga clic en “ОК”.
La segunda forma es más flexible. Le permite reenviar cartas de destinatarios individuales mediante la creación de reglas.
- Abra la pestaña “Tools” y seleccione la sección “Rules and Alerts”.
- Cree una nueva regla haciendo clic en el botón “New Rule”.
- En el bloque “Start from a blank rule”, seleccione la sección “Check messages when they arrive”.
- Especifique los criterios para reenviar correos electrónicos. Por ejemplo, “Sent only to me”. Si desea redirigir todo el correo, puede omitir este paso.
- En la siguiente ventana, seleccione la acción “Forward in to “. En la misma ventana, en el bloque “Step 2”, haga clic en el enlace y especifique una o más direcciones a las que se redirigirá el correo.
- Si es necesario, especifique excepciones a la regla y en la siguiente ventana especifique el nombre de la regla y haga clic en “Finish”.
El proceso de creación de reglas se describe con más detalle en las secciones anteriores. El flujo de trabajo para configurar el reenvío de correo puede diferir ligeramente según la versión de Microsoft Outlook, pero el principio general sigue siendo el mismo. Hay otras formas menos comunes de configurar el reenvío de correo electrónico.
A veces, si la configuración de reenvío es incorrecta, se acumulan copias innecesarias de cartas en el correo. Para deshacerse de ellos, se recomienda encontrar archivos duplicados manualmente o mediante programas especiales. De lo contrario, el archivo de datos de Outlook demasiado grande ralentizará la aplicación. Además, este archivo tiene un límite más allá del cual el correo electrónico no funcionará.