Hay muchas formas de mantener una lista de tareas del hogar o del trabajo y realizar un seguimiento del progreso de su finalización. En el caso más simple, simplemente puede escribir todas las tareas en un cuaderno de papel y revisarlas de vez en cuando. En empresas u oficinas, a menudo se utilizan aplicaciones especiales para tales fines, que le permiten mantener una lista de tareas pendientes en formato electrónico. Una buena solución a este problema es utilizar las herramientas integradas de Microsoft Outlook. La mayoría de los usuarios de esta aplicación solo la utilizan para trabajar con correo electrónico. Sin embargo, este no es solo un cliente de correo electrónico, sino también un buen administrador de tareas que lo ayuda a organizar su lista de tareas pendientes, así como a organizar las tareas que se comparten con otros usuarios y realizar un seguimiento de su progreso.
Cómo crear una nueva tarea en Outlook
Cómo ver las tareas actuales en Outlook
Cómo asignar una tarea a otra persona en Outlook
Cómo cambiar el estado de la tarea en Outlook
Cómo usar categorías de tareas en Outlook
Supervisión de la ejecución de tareas en Outlook
Cómo crear una nueva tarea en Outlook
La herramienta para formar tareas en MS Outlook te permite monitorear el progreso del trabajo que has planeado por ti mismo. Estas tareas pueden ser únicas o repetitivas. Las tareas recurrentes se pueden utilizar para organizar eventos que ocurren con regularidad, como la celebración de reuniones semanales u otros eventos recurrentes. Puede crear tareas no solo para usted, sino también para otras personas. Por ejemplo, el jefe de un departamento puede crear una tarea para su subordinado. Outlook le permite realizar un seguimiento del progreso de una tarea, lo cual es muy conveniente con un horario establecido de manera rígida para la implementación de los flujos de trabajo.
Hay varias formas de crear una nueva tarea en Microsoft Outlook. Aqui esta uno de ellos.
- En el área de navegación de la aplicación, haga clic en el botón “Tasks” y se abrirá una lista de todas las tareas del usuario.
- Haga clic en el cuadro etiquetado “Click here to add a new Task”.
- Escribe el nombre de la tarea y la fecha de inicio. En el campo “Reminder”, especifique la hora a la que aparecerá la ventana con un recordatorio de la tarea actual. Especifique la fecha de finalización de la tarea.
- Para obtener una descripción más completa de la tarea y la definición de parámetros adicionales, búsquela en la lista de tareas y haga doble clic en ella. En la ventana que se abre, ingrese la información que necesita sobre la tarea que se está creando.
Si desea abrir inmediatamente una ventana con los parámetros de la tarea, en Outlook, seleccione el elemento de menú “File”, luego en el menú contextual vaya a la sección “New” y abra el enlace “Task”.
Después de estas acciones, se abrirá inmediatamente una ventana con una descripción de la tarea, en la que puede ingresar todos los parámetros necesarios:
- Subject. El nombre de la tarea se ingresa en este campo.
- Start date. La fecha se selecciona del calendario. Puede omitirse.
- Due date. Seleccionado del calendario. Parámetro opcional.
- Status. Este elemento muestra el estado de la tarea: No iniciada, En curso, Completada, Pendiente, En espera.
- Priority. Se puede seleccionar uno de tres valores: Bajo, Normal, Alto.
- % Complete. Esta opción le permite controlar el progreso de la tarea. Puede introducirse manualmente o seleccionarse de la lista.
- Reminder. Si marca esta casilla de verificación y selecciona una fecha y hora, en el día especificado aparecerá una ventana recordándole esta tarea. Al presionar el botón del altavoz, sonará adicionalmente el pitido seleccionado.
También puede crear una tarea usando el botón “Go” en el menú principal de Outlook. Seleccione este elemento y en la lista de subelementos que aparece, haga clic en el enlace “Tasks”.
En la lista de todas las tareas que se abre, vaya al campo “Click here to add a new Task” y siga los pasos enumerados para el primer método de creación de tareas.
Para formar una tarea que se repetirá a intervalos regulares, haga clic en el botón “File”, abra la sección “New” y seleccione “Task”. En el campo “Subject”, ingrese un nombre para la tarea y especifique los parámetros de tarea requeridos. Haga clic en el botón “Recurrence” y en la ventana que se abre, seleccione las opciones para repetir la tarea.
No marque la opción “Regenerate new task” si desea que la tarea se repita a intervalos regulares.
Cómo ver las tareas actuales en Outlook
Para ver una lista de todas sus tareas, simplemente haga clic en el botón “Tasks” en el área de navegación de Microsoft Outlook. Puede cambiar la apariencia de la lista de tareas. Para hacer esto, en el menú principal de Outlook, haga clic en el botón “View” y seleccione la sección “Current View”. Con este elemento, puede ordenar tareas, por ejemplo, seleccionar tareas activas, tareas atrasadas, tareas completadas y mucho más.
El botón “View” puede resultar muy útil para visualizar una lista de todas las tareas del usuario. Cuando abre la lista de tareas, se muestra la “Simple list” predeterminada, que muestra todas las tareas, incluidas las completadas y las completadas. Esta lista de tareas a menudo es difícil de navegar, especialmente si hay muchas tareas. Ordenar las tareas por su tipo resuelve este problema.
Muy a menudo, las tareas que crea se asignan a una categoría u otra. La división en categorías le permite clasificar una gran cantidad de entradas en subgrupos temáticos. Por ejemplo, puede resaltar tareas relacionadas con proyectos o áreas de actividad específicas. Para la conveniencia de ver tareas en el contexto de categorías, abra la sección “Current view” y seleccione “By Category”. Dentro de cada categoría, puede ordenar las filas haciendo clic en el nombre de la columna de la lista de tareas.
Cómo asignar una tarea a otra persona en Outlook
Puede crear tareas no solo para usted, sino también para que otras personas las completen. Por ejemplo, un jefe de departamento puede crear una tarea y delegarla a su subordinado para su ejecución. Para redirigir la ejecución de la tarea a otro usuario, realice los siguientes pasos.
- En la lista de tareas, haga doble clic en la tarea.
- En la ventana de parámetros de la tarea que se abre, haga clic en el botón “Assign task”.
- Aparecerá un campo adicional “To” en la ventana de parámetros de la tarea. Escriba o seleccione la dirección del artista de la lista de contactos.
- Realice los cambios necesarios en los parámetros de la tarea.
- Marque las casillas “Keep an updated copy of this task on my task list” y “Send me a status report when this task is complete”. En este caso, conocerá todos los cambios en esta tarea. Por ejemplo, recibirá un informe cuando un ejecutante en el proceso de trabajo cambie el estado de una tarea o el porcentaje de su finalización.
- Haga clic en el botón “Send”. Como resultado de estas acciones, la tarea será redirigida inmediatamente al ejecutor.
Una vez que una tarea se redirige a otro ejecutante, su creador ya no recibirá recordatorios. El estado de la tarea se actualizará automáticamente en el creador de la tarea, pero solo si se ha reenviado a un solo ejecutante. Si hay varios ejecutores de tareas, su creador no la actualizará.
Una vez enviada la tarea, el nuevo ejecutor la recibirá en forma de mensaje con los botones “Accept” y “Reject”. Tan pronto como el ejecutor acepte la tarea, su creador tendrá una marca de verificación junto a la tarea en la lista de tareas. Si el contratista rechaza la tarea, aparecerá una cruz roja en el icono.
El creador de la tarea recibirá mensajes cuando el ejecutor cambie el porcentaje de la tarea. Si el ejecutor establece el estado de la tarea como “Completed” o establece un 100% de preparación, el creador de la tarea recibirá un informe sobre la finalización de esta tarea.
Cómo cambiar el estado de la tarea en Outlook
Las tareas en Outlook no son estáticas. De vez en cuando hay que cambiarlos, complementarlos, eliminarlos. Para realizar cambios en una tarea, abra la lista de todas las tareas, busque la tarea requerida y haga doble clic en ella. En la ventana que se abre, verá toda la información sobre la tarea. Estos datos se pueden corregir, por ejemplo, puede agregar una descripción adicional de la tarea. 
Después de realizar cambios en los parámetros de la tarea, no olvide hacer clic en el botón “Save & Сlose”.
En el momento de crear una tarea, la persona que la creó se convierte en su ejecutor y propietario. Solo el propietario de una tarea puede realizar cambios en una tarea. Una tarea solo puede tener un propietario a la vez. Puede cambiar el propietario de una tarea asignando un asignado diferente.
Tan pronto como el creador de la tarea le asigna un ejecutor, y el ejecutor acepta la solicitud para completar la tarea, el propietario de la tarea se convierte en aquel a quien se redirigió la tarea. En este caso, la tarea se incluye en la lista de tareas del nuevo ejecutor.
Después de redirigir una tarea, el usuario deja de ser su propietario y pierde la capacidad de cambiar su estado y otros parámetros. Solo mantiene una copia actualizada de la tarea en su lista de tareas y recibe informes de progreso. Solo el propietario, permanente o temporal, puede realizar cambios en una tarea. Cada cambio realizado en una tarea por su propietario se refleja automáticamente en sus copias que pertenecen a los propietarios anteriores de la tarea.
Tenga en cuenta que una tarea que se envía a varios ejecutantes al mismo tiempo no será actualizada por su creador. Para monitorear el progreso de dicha tarea, es necesario dividirla en varias partes y enviar cada parte al usuario que la realizará directamente.
Cómo usar categorías de tareas en Outlook
Las categorías de tareas le ayudan a agrupar elementos según criterios específicos. Por ejemplo, puede crear una categoría “Proyecto 1” y asignar esa categoría a todas las tareas de un proyecto. De la misma forma, las tareas se pueden agrupar por departamento o planta. El uso de esta función le permite recopilar todas las tareas en una lista sin tener que agruparlas en carpetas separadas. Microsoft Outlook tiene una lista de categorías lista para usar, en la que a cada elemento se le asigna un color diferente. Además, los usuarios pueden agregar sus propias categorías a esta lista o modificar las existentes.
¿Cómo asigno una categoría a una tarea?
- Abra la tarea.
- En la pestaña “Task”, haga clic en el botón “Categorize” y seleccione la categoría deseada.
La categoría se asigna de la misma manera en la etapa de creación de la tarea. En este caso, se pueden asignar varias categorías a la misma tarea.
Para cambiar el nombre de una categoría o agregar una nueva categoría a la lista de las existentes, haga clic en el botón “Categorize”. En la lista de categorías, haga clic en el botón “All Categories” y luego aparecerá la ventana “Color Categories”.
Aquí puede crear una categoría, cambiarle el nombre, eliminarla, asignar un color y un atajo de teclado mediante el cual se puede llamar.
Después de eliminar una categoría de la lista de categorías, seguirá siendo propietaria de los elementos a los que ya estaba asignada. Por lo tanto, puede ordenar, agrupar o buscar tareas con categorías ya eliminadas.
Si es necesario, puede devolver la lista de categorías a su forma original. Para hacer esto, abra la lista de categorías y haga clic en el enlace “Clear all categories”.
Después de eso, solo las categorías que se incluyeron en Microsoft Outlook de forma predeterminada permanecerán en la lista de categorías. Sin embargo, las tareas que se hayan etiquetado con categorías eliminadas seguirán perteneciendo a ellos.
Supervisión de la ejecución de tareas en Outlook
Hay varias formas de mostrar el progreso de una tarea. Si el propietario anterior de la tarea tenía marcada la opción “Keep an updated copy of this task on my task list” en sus parámetros, cada vez que cambie su estado, se le enviará un mensaje de correo electrónico con el asunto “Update task”.
Después de aceptar este mensaje, la tarea se actualizará automáticamente.
Una de las formas habituales de supervisar el estado de una tarea es enviar al propietario un informe de progreso. Normalmente, el informe se envía a los propietarios anteriores de la tarea. Para ver la lista de usuarios que reciben actualizaciones de tareas, abra la tarea, luego en el bloque “Show” haga clic en el botón “Details” y en el campo “Update list” busque las direcciones de todos los usuarios que verán los cambios de tareas.
Para enviar un informe sobre el progreso de una tarea, en el bloque “Manage Task”, haga clic en el botón “Send Status Report”.
En el campo “To” de la ventana que se abre, se enumerarán las direcciones de los propietarios anteriores. El campo “Subject” comenzará con “Task Status Report:”. El informe reflejará automáticamente información sobre las fechas de inicio y finalización del proceso de ejecución de la tarea, el estado, el porcentaje de finalización, etc. Esta información se puede corregir.
Además del método anterior para monitorear la ejecución de la tarea, simplemente puede enviar los parámetros de la tarea actual a las partes interesadas como un archivo adjunto. 
El destinatario de este mensaje puede abrir una copia de la tarea e incluirla en su lista de tareas. Para reenviar una copia de una tarea, ábrala y luego haga clic en el icono de reenviar mensaje a otro usuario. 
En el campo “To”, ingrese la dirección de correo electrónico del destinatario del mensaje, luego escriba un comentario y haga clic en el botón “Send”.
Por lo tanto, la aplicación Microsoft Outlook puede servir no solo para trabajar con el correo, sino también como un asistente confiable en el trabajo de oficina. Utilice toda la funcionalidad de esta aplicación de oficina, reciba y envíe cartas, mantenga listas de tareas y tareas, asigne prioridades y categorías, establezca el porcentaje de finalización, envíe tareas a subordinados y empleados. Y no olvide periódicamente eliminar archivos duplicados para que su Microsoft Outlook funcione de forma rápida y sin problemas.