¿Ha utilizado la aplicación de oficina Microsoft Excel en su trabajo? Mucha gente responderá afirmativamente a esta pregunta. No importa si es un usuario experimentado o un principiante, hay muchas formas que simplificarán enormemente el trabajo con este programa y harán que el proceso requiera menos tiempo y sea más eficiente.
Cómo copiar el formato de una celda a otra celda
Cómo transferir texto en una celda
Cómo autocompletar celdas
Cómo seleccionar rápidamente varias celdas
Cómo convertir filas en columnas
Cómo insertar una imagen en un diagrama
Cómo hacer una plantilla de gráfico
Cómo congelar encabezados
Cómo trabajar con una tabla en varias ventanas
Cómo esconder una sábana
Cómo copiar el formato de una celda a otra celda
En ciertos casos, es posible que deba copiar el formato de una de las celdas de la hoja de cálculo de Excel en algunas otras celdas, y no se debe copiar el contenido de las celdas. Para ello, puede utilizar una herramienta de Excel llamada “Format Painter”.
- Coloque el cursor en la celda en la que desea copiar el formato.
- En la pestaña “Home”, haga clic en el botón “Format Painter” en el bloque “Clipboard”.
- Haga clic con el botón izquierdo en la celda deseada y su formato cambiará.
Si necesita copiar el formato de una de las celdas en varias otras celdas que no están una al lado de la otra, haga clic en la celda con la muestra de formato, luego haga doble clic en el botón “Format Painter” y haga clic izquierdo en el celdas requeridas.
Cómo transferir texto en una celda
Microsoft Excel trabaja principalmente con números y operaciones sobre ellos. Pero casi cualquier tabla tiene celdas con datos de texto. Esto puede ser, por ejemplo, encabezados de columna o algunos comentarios. Dicho texto puede ser largo y no cabe en el ancho de la celda. En estos casos, puede aumentar el tamaño de la celda, sin embargo, esto no siempre es conveniente. Una solución a este problema podría ser ajustar el contenido a otra línea dentro de la misma celda. Esto se puede hacer de varias maneras.
La primera forma.
- Seleccione la celda con el texto para ajustar.
- En la pestaña “Home”, en el bloque “Alignment”, haga clic en el botón “Wrap Text”.
Como resultado de estas acciones, el texto se ajustará de acuerdo con el ancho de la celda.
Segunda forma
- Haz clic derecho en la celda.
- En el menú que se abre, seleccione el elemento “Format cells”.
- En la ventana que se abre, vaya a la pestaña “Alignment” y marque la opción “Wrap Text”.
- Haga clic en el botón “OK”.
A diferencia del primer método, este método requiere más pasos, pero le permite realizar varios cambios en el formato de celda a la vez, si es necesario.
En ambos métodos, cuando cambia el ancho de la columna, el texto se ajustará para ajustarse a las nuevas dimensiones de la celda.
A veces, el texto de una celda debe dividirse en varios párrafos. Para hacer esto, ingrese al modo de edición presionando la tecla F2 o haciendo doble clic en la celda. Coloque el cursor donde estará el salto de línea y presione Alt + Enter. Después de estas acciones, el texto dentro de la celda se dividirá en párrafos y la función de ajuste de texto se habilitará automáticamente. Si cambia el ancho de la celda, se conservará el párrafo.
Tenga en cuenta que, en determinadas condiciones, el ajuste de texto dentro de una celda no funcionará. Por ejemplo, la función de ajuste no funciona para celdas combinadas. Si el texto cabe en una línea a lo largo del ancho de la celda, incluso si se presiona el botón “Wrap Text”, las palabras no se ajustarán a otra línea cuando se reduzca el ancho de la celda. En este caso, deberá seleccionar la opción “Wrap Text” en la configuración de formato de celda.
Cómo autocompletar celdas
El llenado automático de celdas es una característica muy conveniente que le permite reducir el tiempo dedicado a crear tablas de Excel. Su acción se basa en el uso de un marcador de autocompletar. Considere una situación en la que necesita llenar una columna con el mismo valor de texto.
- Haga clic izquierdo en la celda con el valor copiado.
- Mueva el cursor sobre la esquina inferior derecha de la celda. Cuando pasa el mouse, debe aparecer una cruz en este lugar, que es el marcador de autocompletar.
- Arrastre hacia abajo el controlador de autocompletar hasta el número deseado de celdas.
- Después de soltar el botón izquierdo del mouse, el número de celdas seleccionado se completará con el valor de la primera celda.
De la misma manera, puede llenar no una columna, sino una fila.
El algoritmo para completar las celdas depende del contenido de la celda copiada. Por ejemplo, ingresemos el número 5 en una celda y usemos el marcador de autocompletar. Las celdas vecinas también se rellenarán con el número 5. Sin embargo, si hace clic en el icono que aparece en la esquina inferior derecha del rango de autocompletar, puede abrir el menú contextual. 
En este menú, marque la opción “Fill Series”, después de lo cual el número 5 en las celdas seleccionadas se reemplazará con números en orden, comenzando desde el 5. 
Puede simplificar este procedimiento. Simplemente haga clic en el marcador de autocompletar, presione la tecla Ctrl y, sin soltarlo, arrastre el marcador al rango deseado. En este caso, los números se ordenarán inmediatamente en orden ascendente.
Este método es muy conveniente de usar no solo para ingresar números consecutivos. El marcador de autocompletar también se puede utilizar para componer una serie de números en una progresión aritmética. Para ello, seleccione las dos primeras celdas que indicarán el paso de la progresión y arrastre el marcador de autocompletar en la dirección deseada. 
También puede usar el botón en la pestaña “Home” para completar automáticamente las celdas.
- Coloque el cursor en la celda requerida y seleccione el rango lleno con el botón izquierdo del mouse, sin usar el marcador de autocompletar.
- En la pestaña “Home”, en el bloque “Editing”, presione el botón “Fill”.
- En el menú que se abre, seleccione el elemento deseado.
Con el marcador de autocompletar, puede copiar fórmulas o completar un rango con fechas consecutivas, días de la semana, nombres de meses o trimestres, etc. También puede crear sus propias listas de autocompletar. Por ejemplo, para una tabla que enumere el trabajo de los departamentos de la empresa, puede hacer una lista con los nombres de los departamentos: departamento 1, departamento 2, departamento 3, departamento 4.
- Abra “Excel Options”.
- En el bloque “Popular”, haga clic en el botón “Edit Custom Lists”.
- En el bloque de la izquierda, seleccione “NEW LIST”. En el bloque de la derecha, ingrese los valores de la lista, separando los elementos de la lista con la tecla Enter.
- Haga clic en el botón “Add”.
- Haga clic en el botón “OK”.
Ahora, al completar la tabla, basta con ingresar en la celda “1 departamento”, y luego usar el marcador de autocompletar. Como resultado, obtendremos un rango de celdas completado de acuerdo con la lista que hemos formado.
Cómo seleccionar rápidamente varias celdas
Hay muchas formas de seleccionar celdas o rangos de celdas en una hoja de cálculo de Excel. Entre estos muchos métodos, cada usuario elige el método que más le convenga. Consideremos los métodos básicos para seleccionar celdas.
- Selección de una gama de celdas. La forma más sencilla es seleccionar varias celdas presionando el botón izquierdo del mouse.
- Selección de una hoja. Haga clic en el rectángulo en la esquina superior izquierda de la hoja o presione Ctrl + A. Después de estas acciones, se seleccionará toda la hoja.
- Seleccione filas o columnas. Puede seleccionar una fila o columna simplemente arrastrando el mouse mientras mantiene presionado el botón izquierdo. Si una fila o columna está fuera de la página, puede hacer clic en la primera celda del rango, presionar y mantener presionada la tecla Shift y luego hacer clic en la última celda del rango. Si necesita seleccionar una línea de hoja completa, simplemente haga clic en su número. Asimismo, para seleccionar una columna completa en la hoja, simplemente haga clic en la letra de la columna. Si necesita seleccionar varias filas o columnas que no están en una fila, presione y mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic izquierdo en el nombre de las columnas o filas.
Hay formas más rápidas de seleccionar rangos de celdas que son especialmente efectivas cuando se trabaja con tablas grandes con cientos de celdas. Para usar este método, haga clic en la primera celda del rango seleccionado, presione y mantenga presionada la combinación de teclas Ctrl + Shift, y luego presione la flecha hacia abajo para seleccionar todo el rango de celdas de la tabla ubicadas debajo de esta celda. Del mismo modo, al presionar la flecha derecha se seleccionará toda la fila de la tabla a la derecha de la celda seleccionada, y así sucesivamente.
Cada uno de estos métodos de selección de celdas en tablas de Excel hace un excelente trabajo de la tarea, por lo que cualquier usuario puede elegir el método que más le guste y le parezca más conveniente de usar.
Cómo convertir filas en columnas
Supongamos que tiene una tabla en la que desea intercambiar filas y columnas. Puede copiar cada celda y luego pegarla en una nueva tabla, pero lleva mucho tiempo. Existe una forma más eficaz de convertir dichas tablas. Se basa en el uso de la función de transposición.
- Copie las celdas que desea convertir.
- Haga clic con el botón izquierdo en el lugar donde se ubicará la nueva tabla.
- En la pestaña “Home”, haga clic en el triángulo debajo del botón “Insert” y llame al menú de inserción.
- En el menú que se abre, seleccione “Transpose”. Si no existe dicha sección en este menú, seleccione “Paste Special”.
- En la ventana “Paste Special”, marque la opción “Transpose” y haga clic en “OK”.
El resultado de estas acciones será una tabla en la que se intercambian filas y columnas.
Tenga en cuenta que la tabla transpuesta conserva el formato de celda original; sin embargo, no existe relación entre la tabla original y la tabla transpuesta.
Para hacer que tales tablas estén relacionadas, use la función TRANSPOSE.
- Seleccione el número requerido de celdas en blanco. Recuerde intercambiar filas y columnas. Por ejemplo, si transpone dos filas y tres columnas, debe seleccionar tres filas y dos columnas.
- En la primera celda del rango seleccionado, escriba la fórmula =TRANSPOSE(), en la que, entre paréntesis, indique la dirección de la matriz. Por ejemplo, =TRANSPOSE(A2:B4). Debe conservarse la selección de celdas vacías.
- Como estamos usando una fórmula de matriz, use el atajo de teclado Ctrl + Shift + Enter para completar la operación.
Como resultado, obtendrá una tabla transpuesta, cuyos datos se vincularán a los datos de la tabla original. Sin embargo, el formato no se conserva en la nueva tabla y no hay forma de editar celdas individuales en la segunda tabla.
Cómo insertar una imagen en un diagrama
No todos los usuarios de MS Excel saben que una imagen se puede colocar en un cuadro o gráfico. Por ejemplo, podría ser el logotipo de una empresa. Además, se puede colocar en cualquier elemento del diagrama.
- Abra su documento gráfico.
- Coloque el cursor donde se ubicará el dibujo en el diagrama.
- En el menú de Excel, vaya a la pestaña “Insert” y en el bloque “Illustrations”, haga clic en el botón “Picture”.
- Arrastre las esquinas de la imagen insertada para cambiar su tamaño a la configuración deseada. Puede arrastrar esta figura con el mouse al lugar deseado en el diagrama.
También puede eliminar cualquiera de los elementos del diagrama. Para hacer esto, selecciónelo y haga clic derecho en el elemento. En el menú que se abre, seleccione la sección “Format Data Point”. En la ventana de formato, vaya al bloque “Fill” y seleccione la opción “No fill”. 
Cuando utilice imágenes adicionales en el diagrama, recuerde que demasiadas imágenes dificultan la comprensión de la información del diagrama.
Cómo hacer una plantilla de gráfico
Imagine que ha hecho un diagrama complejo y tiene muchos más diagramas similares para dibujar. Para tales casos, Excel proporciona una función para crear plantillas de gráficos. Para crear una plantilla, seleccione el diagrama. Esto abrirá el Diseñador de gráficos. En el menú Diseño, haga clic en el botón “Save as Template”. 
Ingrese un nombre para el gráfico y haga clic en “OK”.
Para usar una plantilla de gráfico, siga estos pasos.
- Seleccione el gráfico cuyo tipo desea cambiar de acuerdo con la plantilla guardada.
- En el menú Diseño de gráfico, haga clic en el botón “Change Chart Type”.
- En la ventana que se abre, seleccione la sección “Templates” y abra la plantilla requerida.
Por lo tanto, crear una plantilla le permite guardar un diseño de muestra de un diagrama existente en su computadora y luego usarlo para crear nuevos diagramas.
Cómo congelar encabezados
Cuando se trabaja con tablas grandes, puede resultar muy difícil realizar un seguimiento de los nombres de filas y columnas a medida que se desplaza por la página hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados. Para la conveniencia de trabajar con tales datos, se ha creado la capacidad de anclar filas o columnas en una tabla de Excel. Las filas o columnas ancladas no se mueven al desplazarse.
Para congelar las áreas deseadas de la tabla, abra la pestaña “View” y haga clic en el botón “Freeze Panes”. 
En el menú que se abre, puede seleccionar un objeto para congelar: la fila superior, la primera columna o el área seleccionada de la tabla.
Cómo trabajar con una tabla en varias ventanas
Las tablas de Excel pueden ser muy grandes y, a veces, es necesario trabajar con diferentes partes al mismo tiempo. O puede ser necesario organizar dos hojas de un libro de Excel en una pantalla a la vez. Todo esto se puede hacer abriendo la mesa en varias ventanas.
Para abrir la misma tabla en otra ventana, vaya a la pestaña “View” y haga clic en el botón “New Window”. Después de eso, la mesa se abrirá en dos ventanas a la vez. Si desea ver ambas tablas en una pantalla, abra una de las ventanas y haga clic en el botón “Arrange All”. 
En la ventana que se abre, seleccione la opción deseada y haga clic en “OK”. Por ejemplo, si selecciona la opción “Tiled”, ambas ventanas se colocarán de izquierda a derecha en la pantalla. 
Si ingresa cambios a la tabla en una ventana, aparecerán inmediatamente en la otra ventana.
Cómo esconder una sábana
El libro de Excel que cree puede contener muchas hojas. Sus nombres se pueden ver en la parte inferior de la pantalla. A veces, debe asegurarse de que una o más hojas no sean visibles para otros usuarios, pero sus datos aún se pueden usar en fórmulas en otras hojas del libro de trabajo. Para hacer esto, haga clic derecho en el nombre de la hoja y seleccione “Hide”. ¿Cómo puedo volver a hacer visible esta hoja? Haga clic derecho en el nombre de cualquiera de las hojas visibles. En el menú que se abre, seleccione la sección “Unhide”. Como resultado de estas acciones, aparecerá una ventana con una lista de todas las hojas ocultas. 
Seleccione la hoja que desee y haga clic en “OK”.
Puede ocultar todas las hojas de un libro de Excel con un solo clic. Para hacer esto, abra la pestaña “View” y seleccione el botón “Hide” en el bloque “Window”. Después de eso, todo el libro estará oculto. Parece que ha cerrado el archivo, pero sigue funcionando. Al cerrar dicho archivo, se le preguntará si desea guardar los cambios. Si guarda sus cambios, cuando abra el archivo, se ocultará nuevamente. Para mostrar toda la información de dicho libro de Excel, presione el botón “Unhide”, que se encuentra junto al botón “Hide”.
Puede proteger una hoja de los cambios realizados por otros, mientras ellos verán la información en la hoja, pero no podrán realizar cambios. Esto se hace estableciendo una contraseña en una hoja de un libro de Excel. Para instalarlo, haga clic con el botón derecho en el nombre de la hoja y seleccione “Protect sheet” en el menú que se abre.
Si olvida el código de seguridad establecido, programas especiales lo ayudarán a recuperación de la contraseña Excel olvidada.