Microsoft Excel es la aplicación más común utilizada para cálculos y visualización de datos. Excel permite automatizar incluso los cálculos más complejos. Conocer las fórmulas y funciones básicas de este programa te permite realizar todas estas tareas mucho más rápido. Es muy útil utilizar fórmulas cuando se realizan un gran número de acciones del mismo tipo con muchas operaciones. Un usuario novato de MS Excel no necesita conocer todas las funciones integradas de esta aplicación, hay muchas. Basta con tener una idea de las funciones principales y utilizarlas en la práctica. Esto aumentará en gran medida la eficiencia de trabajar con Excel.
¿Cuál es la diferencia entre una función y una fórmula en Excel?
Formas de insertar fórmulas
Fórmula de suma
Fórmula promedio
Fórmula para contar el número de celdas
IF booleano
Función para eliminar espacios adicionales del texto
Una función para encontrar los valores máximo y mínimo
¿Cuál es la diferencia entre una función y una fórmula en Excel?
Hay dos formas de realizar cálculos en Excel: fórmula y función.
Una fórmula es una expresión que calcula los valores de un rango de celdas o de una sola celda. Por ejemplo, =C1+C2+C3+C4 es una fórmula que calcula la suma del rango de celdas de C1 a C4. 
La celda C5 de la figura contiene una fórmula que suma los valores de las celdas del rango.
Una función es una fórmula preparada que está integrada en Excel. Le ahorra al usuario la entrada manual de la fórmula que consume mucho tiempo. Cada función tiene su propio nombre, que es el mismo que hace. Por ejemplo, la función = SUM(C1:C4) calcula la suma del rango de celdas de C1 a C4. 
Cada función consta de un nombre y un argumento. El nombre de la función es, de hecho, el nombre de la fórmula que realizará ciertos cálculos. Después del nombre de la función, se escriben entre paréntesis sus argumentos, es decir, los parámetros de la función. Los argumentos pueden ser de diferentes tipos, por ejemplo, lógicos, de texto, numéricos.
Una fórmula puede constar de una o más funciones. Para escribir una fórmula, debe hacer doble clic en la celda que contendrá el valor calculado de la fórmula. Luego escribe un signo igual y una expresión que calculará el valor de la celda.
Formas de insertar fórmulas
Hay varias formas de insertar fórmulas en Excel. Cada uno de ellos tiene sus propias ventajas.
- La inserción habitual de una fórmula dentro de una celda. Para usar este método, coloque el cursor en la celda donde se ubicará el resultado de la fórmula. Escriba un signo igual e ingrese la fórmula. Cuando use funciones, comience a escribir el nombre de la función. Excel luego ofrecerá una lista de funciones que comienzan con esas letras. Seleccione la función deseada y presione la tecla Tab.
- Insertar una función en la pestaña “Formulas”. Desde el menú principal de Excel, abra la pestaña “Formulas”. Pulse el botón “Insert Function”. Aparecerá una ventana con una lista de funciones, en la que debe seleccionar la función deseada. Haga clic en Aceptar.
- Seleccionando la función deseada del grupo de funciones en la pestaña “Formulas”. Esta forma rápida de seleccionar la función deseada es útil si sabe qué tipo de función necesita: financiera, lógica, matemática, etc. Vaya a la pestaña “Formulas”, haga clic en el grupo al que pertenece la función y selecciónela de la lista proporcionada.
- Usando el botón “AutoSum”. Este botón está en la pestaña “Formulas” y en la pestaña “Home”. Después de hacer clic en él, aparecerá una lista de las funciones más utilizadas, por ejemplo, suma, promedio, máximo, mínimo.
- Pegar de la lista de funciones usadas recientemente. Si ha utilizado la misma función con frecuencia recientemente, puede seleccionarla de la lista de funciones utilizadas recientemente. Para hacer esto, abra la pestaña “Formulas” y haga clic en el botón “Recently Used”. Luego seleccione la función deseada de la lista propuesta.
Estas son las formas más comunes de insertar funciones. Use cualquiera de ellos dependiendo de las circunstancias del uso de la función, y luego podrá ingresar funciones en sus cálculos de la manera más eficiente posible.
Fórmula de suma
Esta fórmula se usa muy a menudo en Excel. En el caso más simple, el signo más + se puede utilizar para calcular la suma de los contenidos de las celdas de la tabla. Por ejemplo, encontremos la suma de las celdas B2, B3 y B4. Para hacer esto, coloque el cursor en la celda donde se ubicará la cantidad total y escriba el signo igual = en ella. Luego haga clic con el botón izquierdo en la celda B2, haga clic en el signo +, haga clic en la celda B3, haga clic en el signo +, haga clic en la celda B4 y presione la tecla Enter. 
Después de presionar Enter, el valor de la suma aparecerá en la celda final. Todo es muy simple, pero, por regla general, nadie usa este método en tales cálculos, porque existe un método más rápido y más fácil.
Para automatizar el cálculo de la suma de datos en Excel, existe una función especial que lo hace automáticamente. Esta función se llama SUM. Se escribe así: =SUM(número1;número2;…), donde número 1, número 2, etc. son las direcciones de las celdas a sumar. Si se utiliza un rango de celdas, se colocan dos puntos entre la primera y la última celda del rango. Por ejemplo, puede utilizar la fórmula SUM(B2:B6;B7:B9;B12). 
Para usar esta fórmula, coloque el cursor en la celda final, escriba la combinación SUM(B2: B6; B7: B9; B12) en ella y presione la tecla Enter.
Para sumar celdas consecutivas, puede usar la función de autosuma, que se encuentra en el menú de Excel en las pestañas “Home” y “Functions”. 
Simplemente seleccione el rango de celdas en la columna que desea sumar con el mouse y haga clic en el icono de autosuma. Debajo del rango seleccionado, aparecerá el valor de la suma de todas las celdas.
Fórmula promedio
Todo estudiante sabe que para encontrar la media aritmética de varios números, es necesario sumarlos y dividirlos por el número de términos. Por ejemplo, encontremos la media aritmética de celdas en el rango de B2 a B4. Ponemos un signo igual en la celda final y escribimos la fórmula: = (B2 + B3 + B4) / 3 y presionamos la tecla Enter. 
El valor medio aritmético aparecerá en la celda final. Este método es bastante engorroso e ineficiente. Afortunadamente, Excel tiene una función especial para calcular la media aritmética. En general, se ve así: = AVERAGE (primera celda del rango:última celda del rango). Entonces, en este ejemplo, la función se vería así: =AVERAGE(B2:B4). 
De manera similar, puede calcular la media aritmética en una fila de la tabla.
Usando esta fórmula, puede encontrar la media aritmética no solo para celdas consecutivas. También puede calcular el promedio de rangos individuales. Por ejemplo, =AVERAGE(A1:C1;E1:H1).
Fórmula para contar el número de celdas
A menudo, cuando se trabaja con tablas, es necesario contar el número de celdas. Para este propósito, MS Excel tiene una función especial COUNT. Esta función cuenta el número de celdas en el rango especificado. Y solo celdas con un valor numérico. Por ejemplo, para contar las celdas numéricas de una columna en el rango B2 a B7, use la siguiente fórmula: =COUNT(B2:B7) 
Tenga en cuenta que el número total de celdas en el ejemplo será 5 porque el rango contiene una celda no numérica. Puede usar varios rangos en esta fórmula separándolos con un punto y coma. Por ejemplo, =COUNT(B2:B7;D4:D6).
La fórmula COUNTA se usa para contar el número de celdas no vacías de cualquier tipo. Por ejemplo, la fórmula =COUNTA(B2:B7) en el ejemplo anterior devolvería un valor de 6.
IF booleano
Esta función se utiliza para probar algunas condiciones y devolver resultados dependiendo de si la condición que se está probando es verdadera o no. En tales fórmulas, no solo se pueden usar números, sino también texto, otras funciones, etc. En general, la función IF se ve así: =IF(expresión lógica; valor si es verdadero; valor si es falso).
Por ejemplo, revisemos el contenido de la celda B2. Si su valor es mayor que 40, escribimos “mayor” en la celda final. Si es menos de 40, ponga la palabra “menor” en la celda final. La fórmula se verá así: =IF(B2>40;”mayor”;”menor”). 
Tenga en cuenta que los argumentos de texto en la fórmula están escritos entre comillas para que el programa reconozca correctamente el texto.
Excel le permite usar funciones IF anidadas. En general, una fórmula de este tipo podría verse así: =IF(expresión lógica; valor si es verdadero; IF (expresión lógica; valor si es verdadero; valor si es falso)). Aquí se comprueban dos condiciones. Si la primera condición es verdadera, entonces se escribe el resultado del primer argumento; si es falso, la fórmula verificará la siguiente condición.
Función para eliminar espacios adicionales del texto
Los espacios adicionales no son raros cuando se usan valores de texto de celda. Especialmente si copia información en una tabla de otras fuentes. Los espacios adicionales en el texto no solo se ven desordenados, sino que también pueden generar errores cuando dichas celdas se usan como argumentos en fórmulas. Para eliminar espacios adicionales en Excel, hay una función especial TRIM.
Considere un ejemplo. La tabla dada tiene una columna con nombre y apellido. En la primera celda, el valor se escribe sin espacios extra, en la segunda celda, el espacio está al principio del texto, en la segunda celda, el espacio extra está entre las palabras, en la tercera celda, el espacio está al el final de la frase. Eliminemos estos espacios para que el valor de todas las celdas sea el mismo que el valor de la primera celda de la columna. En la siguiente columna, coloque el número de caracteres en la celda. 
Pongamos los resultados de la fórmula en la columna A. Para ello, en la celda A1, escribe la fórmula =TRIM(B1). Arrastre hacia abajo la esquina inferior derecha de la celda de la fórmula para copiarla en las celdas siguientes de la columna. Tenga en cuenta que se eliminarán los espacios adicionales. 
Copie los resultados en la columna original o elimine la columna original. Tenga en cuenta que esta función no elimina los espacios que no se separan.
Una función para encontrar los valores máximo y mínimo
Como indican los nombres de las funciones, encuentran el valor mínimo y máximo en la lista de argumentos o dentro de un rango determinado. En general, estas funciones se ven así:
=MAX( número1, número2, …)
=MIN( numero1, numero2, …)
Por regla general, la fórmula especifica los rangos de celdas entre los que desea buscar el número máximo o mínimo.
Estas funciones tienen en cuenta solo aquellas celdas que contienen números y, por ejemplo, se ignoran el texto o las líneas vacías. Si el rango de celdas especificado no contiene números, estas funciones devuelven un valor de cero.
Considere un ejemplo. Encuentre el valor máximo en la columna especificada. 
- Coloque el cursor en la celda donde se ubicará el resultado de la función.
- Escribir una fórmula =MAX(C2:C9)
- Después de presionar la tecla Enter en una celda determinada, aparecerá el resultado de la fórmula.
La función MIN funciona de manera similar.
Hemos considerado una lista lejos de ser completa de todas las funciones de Excel. Es una herramienta tan poderosa que es imposible cubrir todas las funciones, incluso superficialmente, en un solo artículo. Sin embargo, la capacidad de usar incluso esta pequeña cantidad de funciones básicas le permite trabajar con tablas de manera mucho más eficiente.
Y, por supuesto, no olvide cifrar los documentos confidenciales de Excel. Especialmente si no eres el único que tiene acceso a tus archivos. Incluso si alguna vez pierde el cifrado, los programas especiales lo ayudarán a encontrar recuperación de la contraseña Excel olvidada.