Trucos útiles para trabajar en Excel

Las prácticas útiles de Excel reducen significativamente el tiempo dedicado al manejo de hojas de cálculo y aumentan la eficiencia del uso de la aplicación. Con la llegada de nuevas versiones, se vuelve cada vez más conveniente trabajar con MS Excel, por lo que es tan útil conocer las funciones y características útiles del programa que han aparecido.
Cómo convertir rápidamente datos de celdas
Cómo convertir columnas en filas
Dar formato a una tabla de datos
Recuperar libros de Excel no guardados
Comparación de dos rangos

Cómo convertir rápidamente datos de celdas

Las versiones más nuevas de Excel tienen una característica interesante que funciona automáticamente. Esta es una transformación de datos intuitiva. Por ejemplo, tienes tablas con una columna donde se registran los apellidos de los empleados, así como el nombre completo y el patronímico. Debe convertir esta columna para que solo queden los apellidos y las iniciales.

1. 1. Junto a la columna que se va a convertir, cree una columna vacía.
   2. En la primera celda de una columna vacía, escriba su apellido e iniciales abreviadas o dirección de correo electrónico.
   3. Tenga en cuenta que el propio Excel ofrece opciones de datos convertidos en las siguientes celdas.
   4. Presione la tecla Enter y toda la columna se llenará con los datos convertidos.
   5. Eliminar la columna original.

Tal truco se puede hacer no solo con iniciales, sino también con cualquier otro dato. Por ejemplo, puede transformar una columna para que solo queden las primeras tres letras en cada palabra o solo se muestre una parte de la dirección de correo electrónico.

Cómo convertir columnas en filas

La conversión manual de columnas en filas o de filas en columnas requiere mucho trabajo. Hay varias formas de automatizar este proceso. Aqui esta uno de ellos.

1. 1. 1. Resalte los datos de la columna que desea colocar en la fila.
      2. Copie estos datos en su portapapeles.
      3. Coloque el cursor en la primera celda de la fila donde se ubicarán los datos convertidos.
      4. Haga clic derecho en una celda y seleccione la fila “Paste Special”.
      5. En la ventana que se abre selecciona la opción “Transpose”.
      6. Hacer clic ОК.

Del mismo modo, puede convertir una fila en una columna.

Dar formato a una tabla de datos

Dentro de cualquier tabla de Excel, es posible crear una tabla anidada en la que se pueden usar muchas funciones. ¿Cómo hacerlo?

1. 1. 1. En la tabla de origen, seleccione las filas y columnas que se incluirán en la tabla anidada.
      2. En la pestaña “Home”, haga clic en el botón “Format as Table” .
      3. Seleccione un color para la tabla anidada.
      4. Transforme los datos en la tabla anidada si es necesario.

En la tabla resultante, puede ingresar fórmulas y se copiarán automáticamente en toda la columna. Se expande automáticamente cuando se insertan nuevas filas. El encabezado de la tabla tiene un botón para filtros y clasificación. Tenga en cuenta que cuando hace clic en una tabla anidada, aparece una pestaña en el menú principal de Excel. “Table Tools Design”.
Usando el constructor, puede realizar transformaciones en una tabla anidada, por ejemplo, cambiar su nombre.

1. Abra MS Excel y haga clic en el botón “File”.
2. Abrir una pestaña “Recent Workbooks” и нажмите кнопку “Recover Unsaved Books”.

Se puede hacer lo mismo si hace clic en el botón “File”, luego abre la sección “Info” en el menú y hace clic en el botón “Manage Book”.
Luego presione el botón “View and Restore previous Version”. Al hacer clic en este enlace, se abre la carpeta donde se guardan las copias temporales de los libros de Excel.

Comparación de dos rangos

A veces es necesario comparar varias columnas de una tabla para encontrar celdas con valores que no coincidan.

1. 1. 1. Use la tecla Ctrl y el mouse para seleccionar las columnas a comparar.
      2. En la pestaña “Home”, haga clic en el botón “Conditional Formatting”.
      3. Haga clic en elemento “Highlight Cell Rules”.
      4. Haga clic en elemento “Duplicate Values”.
      5. En la ventana que aparece, establezca el valor en “Unique” y haga clic en “OK”.

Las celdas únicas se resaltarán en color.
Cuando trabaje con documentos importantes de Excel, recuerde cifrarlos. Incluso si olvida su contraseña, un programa simple lo ayudará a recuperación de la contraseña Excel.