En algunos informes, es preferible poner un guión en lugar de un cero en las celdas con valor cero, porque un guión es más apropiado que un cero en una celda. Para mejorar la legibilidad de las tablas, hay varias formas de marcar 0 con (-).
Cambiar el formato de número
Usando un formato personalizado
Uso de la función IF
Uso de la función TEXT
Uso de Buscar y reemplazar
Con VBA
Cambiar el formato de número
Un guión en lugar de un cero se usa a menudo en los estados financieros. Se ha agregado un formato especial a Excel para este propósito.
- Seleccione la columna que desea reemplazar.
- Ir a la pestaña “Home”.
- Llame al menú contextual en el bloque “Number”.
- Seleccione el formato “Accounting”, establezca el número deseado de lugares decimales y omita la designación de moneda al final del número, si es necesario.
- Haga clic en OK.
Como resultado, los ceros se mostraban como un guión.
Usando un formato personalizado
El formato personalizado le permite mostrar los datos de acuerdo con los deseos del usuario de Excel. También se puede usar para reemplazar los valores cero con un guión.
- Seleccione el rango de celdas en el que se realizarán los cambios.
- Ir a la pestaña “Home”.
- En el bloque “Number”, presione el botón de flecha para abrir el menú.
- Elige el tipo de formato “Custom”.
- En el campo “Type”, ingrese una combinación #,##0;-#,##0;-
- Hacer clic “ОК”.
Luego puede eliminar los ceros adicionales y llevarlos a la forma deseada del número. Si hace clic en una celda con un guión, se seguirá mostrando cero en la barra de fórmulas, porque el valor de las celdas es cero y el guión es solo una forma de mostrar este valor.
Uso de la función IF
La función IF verificará cada celda en busca de un valor nulo, y si esta expresión es verdadera, colocará un signo de guión.
- Coloque el cursor en la primera celda del rango.
- Escriba la fórmula de verificación cero de la siguiente manera:=IF(C3=0,”-“,C3 )
- Comprueba la correcta ejecución de la fórmula.
- Copie la fórmula en las celdas siguientes de la columna.
Tenga en cuenta que las celdas con guiones tendrán un valor de texto.
Uso de la función TEXT
La función TEXT también muestra el cero como un guión.
- Cree una columna vacía al lado de la columna donde desea reemplazar el cero con un guión.
- En la primera celda de esta columna, escriba una fórmula como =TEXT(C3,”#,##0;-#,##0;-“)
- Copie la fórmula al resto de las celdas de la columna arrastrando hacia abajo la esquina inferior derecha de la celda.
Verifique que todos los ceros hayan sido reemplazados por un guión. En este caso, los valores de celda se reemplazan con texto. Esto debe tenerse en cuenta si los datos estarán sujetos a cambios, por ejemplo, cálculos aritméticos.
Uso de Buscar y reemplazar
Esta es la forma más sencilla de reemplazar un cero con un guión.
- Resalte el rango en el que desea reemplazar.
- Vaya a la sección ” Find and Replace ” en el menú de Excel o presionando el atajo de teclado Ctrl+H
- Ingrese 0 en el campo ” Find “, ingrese – en el campo ” Replace “.
- Verificar opción “Match entire cell contents”, para que el 0 en los números no sea reemplazado por un guión.
- Clic en el botón “Replace All”.
- Cerrar la ventana “Find and Replace”
Como resultado del reemplazo, todos los ceros en las celdas serán reemplazados por guiones, excepto los ceros en los números.
Con VBA
VBA es una excelente manera de manejar muchas tareas de Excel con gracia. Vamos a crear una macro que reemplazará automáticamente los ceros con guiones.
- Vaya a la pestaña “Developer”. Si no está en el menú, presione el atajo de teclado Alt+F11.
- En la ventana que aparece, vaya a la pestaña «Insert» .
- Elige una sección «Мodule».
- Marque el siguiente código:
Sub ReplaceZeros()
Dim selectedRange As Range
Set selectedRange = Application.SelectionFor Each i In selectedRange.Cells
If i.Value = 0 And Len(i.Value) > 0 Then
i.Value = “-”
End If
Next i
End Sub
- Cierre todas las ventanas. La macro se guardará automáticamente.
- Seleccione el rango de celdas para reemplazar 0 con un guión.
- Ir a la pestaña “View” y sección abierta “Macros”.
- Seleccione la macro Reemplazar ceros y haga clic en el botón “Run”.
Tenga en cuenta que todos los ceros en el rango seleccionado han sido reemplazados por guiones.
Cualquiera de los métodos anteriores es fácil. Es importante prestar atención al formato de las celdas después del reemplazo, si se realizará alguna acción en los datos de las celdas en el futuro. Recuerde también cifrar sus archivos de Excel importantes para evitar que terceros no autorizados accedan a ellos. Incluso si olvida el cifrado, los programas especiales lo ayudarán a recuperación de la contraseña Excel olvidada.